はじめに
組織内でコミュニケーションが活発に行われることは、さまざまなメリットをもたらします。
しかし、多くの企業が社内コミュニケーションの重要性を理解していても、そのほとんどの企業が社内コミュニケーションに課題を感じているのが現状です。
そこで、コミュニケーションが活発な組織を作るために必要な施策について解説します。
組織内でコミュニケーションが活性化する3つのメリット
まずは、組織内でコミュニケーションが活発に行われるようになると得られるメリットについて解説します。
業務効率が良くなる
組織内でコミュニケーションが活発に行われる事により、意思疎通が不足することによって起こるようなミスを防ぐことで効率良く業務を進める事ができます。
もしトラブルが発生した時でも、普段からコミュニケーションにより良好な関係を築いていることで、協力し合って迅速に問題を解決する事ができるでしょう。
業務効率が良くなる
組織内でコミュニケーションが活発に行われることによって、社内の人間関係が良好になり、社員の離職率を低下させることができます。
とくに、新入社員の早期離職は多くの企業において問題視されており、組織内でのコミュニケーションが活発に行われることで人間関係の問題を発生させにくくしたり、仕事でミスなどが発生した際にも迅速にフォローできるようになることが、離職率の低下に貢献するのです。
情報やナレッジが共有される
組織内でコミュニケーションが活発に行われることにより、社員同士で情報共有しやすい環境を整えることができます。
単なる情報だけでなく社員ごとに異なるスキルをお互いに教えあったり、ときには大きなイノベーションを生み出すことで商品・サービス開発や組織改革などに貢献することもあるでしょう。
組織内コミュニケーションを活性化させる5つの手法
それでは、具体的に組織内でのコミュニケーションを活性化させるために何ができるのか、その代表的な手法を5つ紹介します。
1on1ミーティング
1on1ミーティングとは、週に1回～月に1回といった定期的なペースで1回あたり30分ほど実施される面談です。
組織コミュニケーションは、日々の信頼関係の構築があってこそですので、定期的に上司と部下で1on1ミーティングを行うことは組織内でのコミュニケーションの活性化に繋がります。
この施策では「定期的に実施して信頼関係を築くこと」が重要になりますので、参加者に負担がかかりすぎないようにしましょう。
また、せっかく集まっても話す内容がないという事態に陥ることを避けるため、事前にアジェンダを決めてから面談を行う対策も必要です。
社内報の発行
社内報とは、会社の現状などを伝えるために制作される冊子・メディアのことです。
社内報を発行する主な目的は、単なる情報の共有だけに限らず、社員のモチベーションの向上や会社のビジョン共有などにも関係するので、組織コミュニケーションを促進する際に役立ちます。
各事業や部署の紹介をすることで部門間の連携が促進される企業文化が浸透し、社員紹介をコンテンツに含むことで社員のやる気を促進したり社員同士のコミュニケーションが活性化するでしょう。
フリーアドレス制度
フリーアドレス制度とは、社員の座席を固定せず、作業を行う際の座席を自由に選べる制度です。
フリーアドレス制を導入することによって毎回異なる席に座ることができるため、隣り合う人がその都度変わり、さまざまな社員とコミュニケーションをとることができます。
デスクや照明、インテリアなどにも工夫をすることで社員同士がコミュニケーションをとりやすい環境を整えることによって、フリーアドレス制度の効果はより高まるでしょう。
チャットツールの導入
組織内のコミュニケーションを活性化するにあたっては、チャットツールなどのコミュニケーション用のツールを社内に導入することも重要です。
対面形式でのコミュニケーションが難しい場合や、昨今はリモートワークも増えてきていて社内で顔を合わせる機会が少なくなってきた現状を考えると、パソコンなどで気軽にコミュニケーションをとれることは大きなメリットになります。
なお、チャットツールを導入するにあたってはきちんと使用上のルールを決めておき、ツールの利用が公私混同しないように注意しましょう。
シャッフルランチ
シャッフルランチとは、普段の交流が少ない社員同士でグループを組んで、飲食の費用を会社負担にすることでランチに出かける制度です。
定期的に実施されることにより社内の横のつながりが増え、仕事のモチベーションに繋がる効果が期待できます。
場合によってはメンバーの組み合わせがマンネリ化してしまう可能性もありますが、参加メンバーを適宜ランダムに設定するなどして上手に調整しましょう。
まとめ
組織内のコミュニケーションを活発にすることにはさまざまなメリットがあり、そのためにはさまざまな施策を試す余地があります。
組織の現状によって最適な施策は異なりますので、まずは自分たちの現状をきちんと把握して、最も効果的な施策を組み合わせて実施しましょう。
